Een medewerker meldt zich ziek: zo zorg je voor een goede ervaring aan beide kanten

Een ziekmelding is voor niemand een prettig moment. De medewerker voelt zich beroerd en maakt zich misschien zorgen over zijn werk. De werkgever moet ineens taken herverdelen en weet niet hoe lang de afwezigheid gaat duren. Hoe je in die eerste dagen en weken met elkaar omgaat, bepaalt voor een groot deel hoe beide partijen het verzuim ervaren. En dat heeft weer invloed op hoe snel en goed iemand terugkeert. In dit artikel lees je hoe het proces verloopt en wat je als werkgever kunt doen om het zorgvuldig aan te pakken.

De eerste dag: luisteren en de juiste vragen stellen

Bij de ziekmelding wil je als werkgever vooral weten wat er praktisch nodig is. Hoe lang verwacht de medewerker afwezig te zijn? Zijn er afspraken of klussen die overgenomen moeten worden? Op welk adres en nummer is hij bereikbaar? Vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte mag je in principe niet. Die informatie is voor de bedrijfsarts. Een medewerker die merkt dat zijn privacy wordt gerespecteerd, voelt zich eerder serieus genomen.

Leg de melding meteen vast en geef haar door aan je arbodienst. Zo start de begeleiding op tijd en heb je vanaf het begin een duidelijk dossier.

Contact houden zonder druk te leggen

Medewerkers geven in ervaringen vaak aan dat ze het waarderen als hun leidinggevende even belt of een bericht stuurt om te vragen hoe het gaat. Tegelijk kan te veel contact, of contact dat vooral over het werk gaat, als druk voelen. Spreek daarom samen af hoe vaak en op welke manier jullie contact houden. Dat geeft houvast aan beide kanten.

Bij langer verzuim: de stappen op een rij

Duurt het verzuim langer, dan gelden de stappen uit de Wet verbetering poortwachter. In grote lijnen ziet het eerste jaar er zo uit:

• Uiterlijk in de zesde week maakt de bedrijfsarts een probleemanalyse, met daarin wat de medewerker nog wel kan en wat de verwachtingen zijn.
• Uiterlijk in de achtste week stellen werkgever en medewerker samen een plan van aanpak op, gericht op terugkeer naar werk.
• Daarna wordt de voortgang regelmatig besproken en het plan zo nodig bijgesteld.
• Uiterlijk in week 42 meldt de werkgever de ziekte bij het UWV.
• Rond het einde van het eerste ziektejaar volgt de eerstejaarsevaluatie, waarin je terugkijkt en vooruitkijkt.

Al die stappen worden vastgelegd in het re-integratiedossier. Een volledig dossier is belangrijk, omdat het UWV bij een eventuele WIA-aanvraag beoordeelt of er genoeg aan re-integratie is gedaan.

De rol van de arbodienst

Voor een kleine werkgever is het lastig om al deze termijnen zelf in de gaten te houden. Een arbodienst neemt een groot deel daarvan over. Wat medewerkers en werkgevers vaak het meest waarderen, is een vaste contactpersoon die het bedrijf kent en snel reageert. Bij Verdi MKB, een arbodienstverlener voor organisaties tot 100 werknemers, horen een vaste contactpersoon, termijnbewaking, een plan van aanpak en concrete terugkoppeling tot de basis van elk pakket. Let bij het kiezen van een arbodienst dus niet alleen op de prijs, maar ook op hoe de begeleiding in de praktijk aanvoelt.

Terugkeer: geleidelijk en in overleg

Een goede terugkeer gebeurt meestal stap voor stap. Begin met aangepast werk of minder uren en bouw in overleg op. Bespreek met het team hoe de collega wordt opgevangen, zonder details over de ziekte te delen. Zo voelt de terugkerende medewerker zich welkom en voorkom je dat hij meteen weer overbelast raakt.